Geheimhaltungsvereinbarung: Vertraulichkeit vor dem ersten Gespräch über ein Vorhaben

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist ein Vertrag, in dem sich eine oder beide Seiten verpflichten, vertrauliche Informationen nur für einen festgelegten Zweck zu nutzen und nicht an Dritte weiterzugeben. Vor einem Projekt schützt sie, was im ersten Gespräch sichtbar wird: Abläufe, Zahlen, Pläne und manchmal Kundendaten. Gebräuchlich ist auch die englische Abkürzung NDA.

Was eine Geheimhaltungsvereinbarung ist

Man unterscheidet einseitige und gegenseitige Vereinbarungen. Bei der einseitigen gibt nur eine Seite Informationen preis, bei der gegenseitigen beide. Vor einem Entwicklungsprojekt ist die gegenseitige Form meist die passende: Der Auftraggeber zeigt seine Abläufe und Daten, der Auftragnehmer seine Arbeitsweise, Werkzeuge und manchmal Teile eigener Systeme.

Die Vereinbarung ersetzt keinen Projektvertrag. Sie gilt für die Phase, in der beide Seiten prüfen, ob sie zusammenarbeiten wollen, und wird später oft in den eigentlichen Vertrag übernommen oder durch dessen Vertraulichkeitsklausel abgelöst.

Für Auftraggeber im Mittelstand ist der Zeitpunkt oft wichtiger als der Wortlaut. Schon im ersten Gespräch fallen Sätze über Margen, Lieferanten, geplante Produkte oder Probleme mit einem bestehenden System. Wer diese Informationen schützen will, klärt die Vertraulichkeit vor dem Termin, per E-Mail und mit einer kurzen Vereinbarung, statt sie am Ende eines langen Gesprächs nachzuholen.

Warum sie für Geschäftsgeheimnisse zählt

Das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, kurz GeschGehG, schützt Informationen nur dann als Geschäftsgeheimnis, wenn ihr Inhaber angemessene Maßnahmen zur Geheimhaltung getroffen hat. Eine vertragliche Verpflichtung der Personen, die Einblick bekommen, ist eine solche Maßnahme. Wer Kalkulationen, Kundenlisten oder Prozesswissen ohne jede Absicherung zeigt, schwächt im Streitfall die eigene Position.

Zugleich schützt eine Vereinbarung nicht alles. Informationen, die bereits öffentlich sind, die der Empfänger nachweislich schon kannte oder die er unabhängig selbst entwickelt hat, fallen üblicherweise heraus. Diese Ausnahmen gehören ausdrücklich in den Text.

Bausteine einer brauchbaren NDA

• Vertrauliche Informationen. Was darunter fällt, möglichst konkret: Unterlagen, Daten, mündliche Auskünfte, Zugänge.
• Zweck. Wofür die Informationen genutzt werden dürfen, etwa zur Prüfung und Angebotserstellung für ein bestimmtes Vorhaben.
• Berechtigte Personen. Wer innerhalb der Unternehmen Einblick bekommt und ob Berater oder Unterauftragnehmer eingeschlossen sind, die ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.
• Ausnahmen. Öffentliche, bereits bekannte und unabhängig entwickelte Informationen sowie gesetzliche Offenlegungspflichten.
• Laufzeit. Wie lange die Pflicht gilt, auch über das Ende der Gespräche hinaus.
• Rückgabe und Löschung. Was mit Unterlagen und Kopien geschieht, wenn es nicht zur Zusammenarbeit kommt.

Ob zusätzlich eine Vertragsstrafe vereinbart wird, ist eine Abwägung. Sie erleichtert die Durchsetzung, macht die Vereinbarung aber für die andere Seite schwerer annehmbar.

Vertraulichkeit, externe Dienste und Sprachmodelle

Eine Frage fehlt in vielen Mustern, obwohl sie heute zentral ist: Dürfen vertrauliche Informationen in externe Dienste eingegeben werden, zum Beispiel in ein Sprachmodell, eine Übersetzungssoftware oder ein Werkzeug zur Transkription? Viele dieser Dienste werden von Anbietern außerhalb der EU betrieben, und je nach Vertrag können Eingaben gespeichert werden.

Eine zeitgemäße Vereinbarung beantwortet das ausdrücklich: ob solche Dienste genutzt werden dürfen, welche, unter welchen Bedingungen und mit welchen Daten. Wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, reicht die NDA allein nicht aus; dann braucht es zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie ein Unternehmen den Einsatz solcher Werkzeuge intern regelt, beschreibt der Beitrag zur KI-Richtlinie.

Fehler rund um die Geheimhaltungsvereinbarung

• Unterschrift nach dem Gespräch. Was vorher gezeigt wurde, ist nicht erfasst.
• Alles ist vertraulich. Eine Definition ohne Grenzen ist im Streitfall schwer durchzusetzen und macht die Zusammenarbeit im Alltag unpraktisch.
• Echte Daten zum Kennenlernen. Für ein erstes Gespräch genügen fast immer Beispieldaten. Echte Kundendaten gehören erst in ein Projekt mit den passenden Verträgen.
• Muster ohne Prüfung. Eine Vorlage aus dem Netz passt selten zu einem konkreten Vorhaben, und ihre Laufzeit, Ausnahmen oder Zweckbindung widersprechen oft dem, was beide Seiten eigentlich wollen.

Die Übersicht ersetzt keine anwaltliche Prüfung einer konkreten Vereinbarung.

Wie wir das handhaben

Bevor Sie uns Unterlagen zeigen, schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung, mit Ihrer Vorlage oder mit unserer. Für das erste Gespräch arbeiten wir mit Beispieldaten statt Kundendaten. Kommt ein Projekt zustande, halten wir im Angebot fest, welche externen Dienste beteiligt sind und welche Daten ein Sprachmodell zu sehen bekommt. Mehr dazu auf den Seiten KI-Beratung und App-Entwicklung.