KI-Beratung vor der Investition: vom geeigneten Prozess zur Anwendung
KI-Beratung klärt vor der Investition, welche Abläufe in Ihrem Unternehmen ein Sprachmodell tragen, wo ein gewöhnliches Programm oder eine Datenbankabfrage genügt und was dabei mit Ihren Daten geschieht. Das Ergebnis ist eine KI-Strategie für den Mittelstand, die an konkreten Vorgängen hängt, nach deutschem Recht und DSGVO aufgesetzt ist und mit einem Pilot endet.
Meist landet die Frage beim Geschäftsführer oder bei der Produktverantwortung, weil ein Wettbewerber etwas vorgestellt hat. Eine Liste abgeschlossener Beratungsmandate legen wir nicht vor. Unsere Belege sind Einführungen, die im Alltag laufen, und der eigene Werkzeugkasten mit über 180 Systemen und über 400 beschriebenen Aktionen, die unsere KI ausführt – gezeigt mit Beispieldaten statt Kundendaten.
Für wen
- Geschäftsführer, denen eine KI-Lizenz für das ganze Haus angeboten wird, bevor feststeht, welcher Vorgang davon profitiert.
- Produktverantwortliche, deren Kunden nach einer KI-Funktion fragen und die wissen wollen, ob sie Arbeit spart oder nur eine Schaltfläche mehr ist.
- Unternehmen, in denen frei verfügbare Chat-Werkzeuge längst mit Kundendaten genutzt werden, ohne verbindliche Regel.
- Abteilungen mit einem Pilot, der in der Vorführung überzeugt hat und seitdem ohne Anschluss an die eigenen Systeme dasteht.
Was Sie bekommen
Prozesse auswählen, bevor Technik ausgewählt wird
Mit den Leuten, die einen Vorgang täglich erledigen, gehen wir die Schritte durch: was hereinkommt, was geprüft wird, wie oft es passiert. Kandidaten für ein Sprachmodell sind Vorgänge mit freiem Text, wechselnden Formulierungen und einer Entscheidung, die ein Mensch am Ende bestätigt.
KI-Beratung mit Gegenprobe: wo ein Programm genügt
Ein Teil der Kandidaten fällt heraus, und auch das ist ein Ergebnis. Beim Abgleich von Zahlungen mit offenen Rechnungen wurden in einem Projekt 1 268 Zahlungen zugeordnet, davon 1 051 über die Rechnungsnummer – eine feste Regel, kein Modell. Reicht eine Abfrage, steht das so im Ergebnis.
Datenwege und Pflichten vor dem ersten Aufruf
Je Fall halten wir fest, welche Felder ein Sprachmodell oder externer Dienst sieht, was vorher entfernt wird und wo verarbeitet wird. Dazu kommen die Einordnung nach der KI-Verordnung und ein Entwurf der internen Nutzungsregel. Die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.
Pilot mit Messpunkt statt Vorführung
Der aussichtsreichste Fall wird an echten Vorgängen erprobt, gemessen an vorher benannten Größen: übernommene Vorschläge ohne Korrektur, Zeit je Vorgang, Verbrauch je Aufruf. In einer laufenden Einführung gingen 50 Regeln aus dem Chatverlauf an einem Tag in eine produktive Wissensbasis.
Vom Pilot zur Anwendung im Betrieb
Aus einer bestandenen Prüfung wird selten eine Plattform, meist eine Anwendung: eine Oberfläche für die Sachbearbeitung oder eine Funktion im bestehenden Produkt. Anwendungen, die im Betrieb Sprachmodelle nutzen, rufen sie bei uns über ein eigenes Gateway mit Kostengrenze auf. Gebaut wird das als App-Entwicklung im Werkvertrag.
Von der ersten Frage bis zur Übergabe
Erstes Gespräch: Anlass, Abläufe, Datenlage
Bevor Sie Unterlagen zeigen, schließen wir auf Wunsch eine beidseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Danach sagen wir, ob eine Beratung trägt oder ob ein einzelner, klar abgegrenzter Fall eher Klarheit bringt.
Angebot mit benannten Ergebnissen
Darin stehen Umfang, beteiligte Abteilungen, die Dokumente der Übergabe und der Zeitrahmen – und welche Daten wir für die Prüfung einsehen.
KI-Beratung an Ihren Abläufen und Systemen
Gespräche mit den Fachabteilungen, Blick in Postfächer, Tabellen und Fachanwendungen, Auszählen der Mengen. Parallel läuft der Pilot, damit die Entscheidung an einem Messwert fällt statt an einem Eindruck.
Übergabe: Fälle, Regeln, Bauplan
Bewertete Fälle mit Begründung, Datenregeln, Messwert des Piloten und Bauplan der Anwendung. Weiterbauen können danach wir, Ihre Leute oder ein Dritter.
Abnahme statt Versprechen: erst Dokumente, dann Werkvertrag
Die Beratung selbst ist ein Dienstvertrag. Welche Dokumente sie hervorbringt, legt das Angebot vor Beginn fest: bewertete Fälle, Datenregeln, Einordnung nach der KI-Verordnung, Messwert des Piloten, Bauplan. Daran lässt sich die Lieferung prüfen. Berechnet wird ein Tagessatz, bei festem Umfang ein Festpreis; der Zeitrahmen steht im Angebot.
Folgt der Bau, wechselt die Vertragsform: Die Anwendung entsteht im Werkvertrag mit Abnahme gegen vorab vereinbarte Kriterien, geliefert in Teilen, die einzeln geprüft werden. Aufgaben an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung, Sie bestimmen Umfang und Kriterien. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; welche Daten ein Sprachmodell sieht, halten wir im Angebot fest. Die Nutzungsrechte am eigens erstellten Code gehen mit vollständiger Bezahlung auf Sie über.
Vor Ort
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Fragen, die im Angebot geklärt werden
Welche Prozesse eignen sich für KI?
Vorgänge mit viel freiem Text und wiederkehrender Entscheidung: Anfragen sortieren, Dokumente prüfen, Wissen aus Handbüchern abrufbar machen, Oberflächen übersetzen. In einem Projekt wurden 8 677 Oberflächentexte in rund einer Stunde Arbeitszeit übersetzt und eingebaut. Bei festen Regeln und sauberen Feldern ist ein Programm einfacher zu betreiben.
Lohnt sich KI für kleine und mittlere Unternehmen?
Dort, wo ein Vorgang oft vorkommt und Leute bindet, die anderswo gebraucht werden. Das zeigt die Zählung der Mengen, nicht die Größe des Unternehmens. Ein negatives Ergebnis bekommen Sie schriftlich, samt der einfacheren Lösung.
Welche Daten dürfen in ein KI-Tool?
Das bestimmt eine Regel im Unternehmen, nicht der Anbieter des Werkzeugs: welche Felder, welches Modell, was vorher entfernt wird, wer freigibt. Wir liefern sie als Entwurf für Ihren Datenschutzbeauftragten. Unsere Anwendungen laufen auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU.
Wie wird aus einem KI-Pilot eine Anwendung im Betrieb?
Der Bauplan legt um den Pilot herum fest, was der Betrieb braucht: Anbindung an Ihre Systeme, Rechte, Protokoll, menschliche Freigabe, Verbrauchsgrenze. Diese Anwendung bauen wir im Werkvertrag mit Abnahme, oder sie entsteht nach demselben Plan anderswo. Die Beratung bindet Sie nicht an uns.
Was soll bei Ihnen laufen, das heute nicht läuft?
Erzählen Sie uns, welcher Ablauf heute an einer Tabelle, an E-Mails oder an einer einzelnen Person hängt. Im Gespräch klären wir, ob eine Anwendung, eine KI-Lösung oder keins von beiden der richtige Schritt ist.