Auftragsverarbeitungsvertrag: wann er bei App- und KI-Projekten nötig ist

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV, regelt nach Art. 28 DSGVO, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeitet. Das Unternehmen bleibt Verantwortlicher und bestimmt Zweck und Mittel, der Dienstleister verarbeitet nur im vereinbarten Rahmen. Bei Anwendungen, die mit echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten laufen, ist er fast immer nötig.

Was ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist

Die Datenschutz-Grundverordnung unterscheidet zwischen dem Verantwortlichen, der entscheidet, warum und wie Daten verarbeitet werden, und dem Auftragsverarbeiter, der dies für ihn erledigt. Damit der Verantwortliche seine Pflichten auch dann erfüllt, wenn ein anderer die Arbeit macht, schreibt die Verordnung einen Vertrag mit festen Inhalten vor. Er kann schriftlich oder in einem elektronischen Format geschlossen werden.

Der Vertrag ist keine Formalie für die Ablage. Er legt fest, was der Dienstleister darf und was nicht, welche Schutzmaßnahmen er trifft und wie er den Verantwortlichen unterstützt, wenn eine betroffene Person Auskunft verlangt oder eine Panne passiert.

Wann bei App- und KI-Projekten eine Auftragsverarbeitung vorliegt

Typische Fälle im Projektalltag sind:

• Der Dienstleister betreibt die Anwendung auf seinen Servern, und darin liegen Kunden-, Bewerber- oder Mitarbeiterdaten.
• Für Tests, Fehlersuche oder die Datenübernahme bekommt er Zugriff auf Produktivdaten.
• Eine KI-Lösung verarbeitet Anfragen, Dokumente oder Gesprächsinhalte, in denen Personen erkennbar sind.
• Die Wartung umfasst Zugriff auf Datenbank oder Protokolle mit personenbezogenen Einträgen.

Keine Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn der Dienstleister ausschließlich mit anonymisierten oder erfundenen Beispieldaten arbeitet. Deshalb lohnt es sich, schon in der Entwicklung so weit wie möglich auf echte Daten zu verzichten.

Nicht jede Zusammenarbeit ist Auftragsverarbeitung. Entscheidet ein Dienstleister selbst über Zweck und Mittel, etwa ein Steuerberater bei seiner eigenen Tätigkeit, ist er in der Regel selbst verantwortlich. Bei der Entwicklung und dem Betrieb einer Anwendung nach Vorgaben des Auftraggebers liegt dagegen meist eine Verarbeitung im Auftrag vor. Im Zweifel hilft die Frage, wer bestimmt, was mit den Daten geschieht.

Pflichtinhalte eines Auftragsverarbeitungsvertrags

Der Vertrag beschreibt Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck, die Arten personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen. Darüber hinaus verpflichtet er den Auftragsverarbeiter unter anderem dazu,

• Daten nur im Rahmen der dokumentierten Vorgaben des Verantwortlichen zu verarbeiten,
• die beteiligten Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten,
• technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zu treffen,
• weitere Auftragsverarbeiter nur mit Genehmigung einzusetzen,
• bei Anfragen betroffener Personen und bei Datenschutzverletzungen zu unterstützen,
• Daten nach Ende der Leistung zu löschen oder zurückzugeben und
• Nachweise und Überprüfungen zu ermöglichen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, kurz TOM, stehen meist in einer Anlage: Zutritts- und Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Sicherungen, Protokollierung und Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung.

Unterauftragsverarbeiter und Drittländer

Kaum ein Dienstleister arbeitet ohne weitere Anbieter: Rechenzentrum, E-Mail-Versand, Überwachung, bei KI-Lösungen der Anbieter des Sprachmodells. Alle, die dabei personenbezogene Daten zu sehen bekommen, gehören in eine Liste der Unterauftragsverarbeiter, und der Verantwortliche muss ihrem Einsatz zustimmen.

Besonders genau hinsehen sollte man bei Anbietern außerhalb der EU. Viele Sprachmodelle werden von Unternehmen mit Sitz in den USA betrieben. Ob Daten dorthin übermittelt werden, auf welcher rechtlichen Grundlage und ob die Eingaben gespeichert oder zum Training genutzt werden, gehört ausdrücklich in die Unterlagen. Ob ein Anwendungsfall mit Personenbezug überhaupt ein Modell braucht, ist eine Frage für die Bewertung von KI-Use-Cases.

Häufige Versäumnisse

• Der Vertrag kommt nach dem Zugriff. Produktivdaten werden für einen schnellen Test geteilt, bevor etwas unterschrieben ist.
• Veraltete Liste. Ein neuer Dienst kommt hinzu, die Liste der Unterauftragsverarbeiter bleibt, wie sie war.
• TOM als Textbaustein. Die Anlage beschreibt Maßnahmen, die im Betrieb niemand kennt.
• Verwechslung mit der NDA. Eine Geheimhaltungsvereinbarung schützt Geschäftsgeheimnisse, ersetzt aber nicht die Pflichten der DSGVO.

Die Darstellung vereinfacht bewusst; für den eigenen Vertrag sind Datenschutzbeauftragte und Fachanwälte die richtigen Ansprechpartner.

Wie wir das regeln

Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Technische und organisatorische Maßnahmen sowie beteiligte Dienste halten wir im Angebot fest, ebenso, welche Daten ein Sprachmodell zu sehen bekommt. Anwendungen laufen auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU; in der Entwicklung arbeiten wir wo möglich mit Beispieldaten. Mehr dazu auf den Seiten App-Entwicklung und KI-Beratung.