Abnahme einer Anwendung: der Moment, in dem aus Arbeit ein Ergebnis wird

Die Abnahme ist die Erklärung des Auftraggebers, dass eine gelieferte Anwendung im Wesentlichen dem Vertrag entspricht. Mit ihr wird bei einem Werkvertrag die Vergütung fällig, die Beweislast für Mängel wechselt, und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt. Bei Software lohnt es sich deshalb, schon vor dem Start festzulegen, woran das Ergebnis gemessen wird.

Was die Abnahme bewirkt

Das BGB knüpft an diesen Schritt mehrere Folgen. Die Zahlung für das Werk wird fällig, soweit nichts anderes vereinbart ist. Bis zu diesem Zeitpunkt muss der Auftragnehmer beweisen, dass sein Werk mangelfrei ist; danach muss der Auftraggeber einen behaupteten Mangel belegen. Außerdem geht die Gefahr über, und die Frist für Mängelansprüche beginnt zu laufen.

Verweigern darf der Auftraggeber nur wegen wesentlicher Mängel. Kleinere Fehler, die den Einsatz nicht beeinträchtigen, werden festgehalten und behoben, halten die Übergabe aber nicht auf. Setzt der Auftragnehmer eine angemessene Frist und reagiert der Auftraggeber nicht, kann die Übergabe als erfolgt gelten. Die genauen Voraussetzungen regelt § 640 BGB.

Vorbereitung: prüfbare Sätze statt Eindrücke

Der häufigste Streit entsteht nicht über Fehler, sondern über Erwartungen. »Die App soll einfach zu bedienen sein« lässt sich nicht prüfen. »Ein Außendienstmitarbeiter erfasst einen Auftrag mit Foto in höchstens fünf Schritten« schon. Solche Sätze entstehen am besten gemeinsam, im Lastenheft oder im Angebot, und nicht erst, wenn die Anwendung fertig ist.

Zur Vorbereitung gehören außerdem Testdaten, die dem Alltag ähneln, eine Umgebung, die dem späteren Betrieb entspricht, und die Namen der Personen, die prüfen. Wer im Betrieb mit dem Programm arbeitet, gehört dazu; die Geschäftsführung allein übersieht die Stellen, an denen es im Alltag hakt.

Ablauf einer Abnahme in vier Schritten

1. Übergabe der Lieferung. Die Anwendung steht auf einer Prüfumgebung bereit, zusammen mit Dokumentation und einer Liste der vereinbarten Kriterien.
2. Prüfung durch den Auftraggeber. Die benannten Personen gehen die Kriterien durch, mit echten Vorgängen und auf den Geräten, die später im Einsatz sind.
3. Protokoll. Für jedes Kriterium wird festgehalten: erfüllt, nicht erfüllt oder erfüllt mit Anmerkung. Gefundene Mängel werden beschrieben und nach ihrer Bedeutung eingeordnet.
4. Erklärung. Sind die wesentlichen Kriterien erfüllt, erklärt der Auftraggeber die Übergabe, gegebenenfalls mit Vorbehalt für bekannte kleinere Mängel.

Bei größeren Vorhaben wiederholt sich dieser Ablauf je Etappe. Das verteilt das Risiko: Eine Unstimmigkeit fällt nach der ersten Lieferung auf, nicht erst am Ende.

Hilfreich ist ein kurzer Pilotbetrieb vor der Erklärung. Eine kleine Gruppe arbeitet mit echten Vorgängen, und was im Alltag auffällt, fließt ins Protokoll. So wird nicht nur geprüft, ob eine Funktion vorhanden ist, sondern ob sie in der tatsächlichen Umgebung trägt: im Lager mit Handschuhen, im Außendienst mit schwachem Netz, im Büro mit den gewohnten Vorlagen.

Mängel, Vorbehalte und Verweigerung

Nicht jeder gefundene Fehler ist gleich schwer. Bewährt hat sich eine einfache Einteilung: Ein Fehler, der einen zentralen Ablauf verhindert, ist wesentlich; ein Tippfehler in einer Beschriftung ist es nicht. Wesentliche Mängel führen zur Nachbesserung und zu einer erneuten Prüfung des betroffenen Teils.

Wichtig ist der Vorbehalt. Kennt der Auftraggeber einen Mangel und nimmt trotzdem vorbehaltlos ab, kann er bestimmte Rechte verlieren. Deshalb gehören bekannte Mängel ins Protokoll, auch wenn sie klein sind. Welche Rechte danach im Einzelnen bestehen, regelt der Werkvertrag zusammen mit dem Gesetz.

Fehler, die Projekte aufhalten

• Kriterien erst am Ende. Wer erst bei der Übergabe überlegt, was geprüft werden soll, verhandelt statt zu prüfen.
• Neue Wünsche als Mangel. Eine Funktion, die nie beschrieben war, ist kein Fehler, sondern eine Erweiterung für eine spätere Etappe.
• Stillschweigende Nutzung. Wird die Anwendung produktiv eingesetzt, ohne dass jemand die Übergabe erklärt, bleibt unklar, ab wann welche Fristen laufen.
• Keine Zeit der Prüfer. Die Personen, die prüfen sollen, sind im Tagesgeschäft gebunden. Ihre Zeit gehört in die Planung wie die Entwicklungszeit.

Dieser Beitrag erklärt Begriffe und ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie wir Übergaben gestalten

Was geprüft wird, steht bei uns vor dem Start im Angebot, nicht danach im Protokoll. Jede Lieferung liegt auf einer Vorschau-Adresse, damit Ihre Mitarbeiter sie am Rechner und am Telefon ausprobieren können, und größere Vorhaben übergeben wir in Etappen mit eigener Prüfung. Wie der Weg dorthin aussieht, beschreibt die Seite App-Entwicklung; wie man Prüfkriterien schon im Entwurf gewinnt, der Beitrag zum Klickdummy.